El ciclo contable es el proceso sistemático mediante el cual las empresas registran, clasifican, resumen y presentan sus transacciones financieras para obtener información útil en la toma de decisiones. Este ciclo se desarrolla en varias etapas que aseguran la exactitud y claridad de los estados financieros. Las etapas clave incluyen:
1. Registros contables
Objetivo: Registrar todas las transacciones financieras de la empresa.
- Documentos fuente: Facturas, recibos, notas de crédito, cheques, etc.
- Herramientas utilizadas: Libro diario, libro mayor y submayores.
- Pasos principales:
- Identificación de las transacciones.
- Clasificación según su naturaleza (activo, pasivo, ingresos, gastos, etc.).
- Registro en el libro diario utilizando la partida doble: cada transacción tiene un débito y un crédito.
2. Ajustes contables
Objetivo: Asegurar que los registros reflejen la situación económica real de la empresa al final del periodo contable.
- Causas comunes para ajustes:
- Ajustes por devengamiento: Reconocer ingresos y gastos en el periodo en que se devengan, aunque no se hayan recibido o pagado.
- Ajustes por depreciación/amortización: Distribuir el costo de los activos fijos o intangibles durante su vida útil.
- Ajustes de inventario: Corregir diferencias entre el inventario físico y el contable.
- Provisiones y estimaciones: Reconocer posibles pérdidas o gastos futuros, como deudas incobrables.
- Proceso:
- Identificar las cuentas que requieren ajustes.
- Realizar asientos de ajuste en el libro diario.
3. Cierre contable
Objetivo: Preparar las cuentas para el inicio del siguiente periodo contable y elaborar los estados financieros.
- Pasos del cierre:
- Cierre de cuentas temporales:
- Cuentas de ingresos y gastos: Se transfieren a la cuenta de resultados para determinar la utilidad o pérdida del periodo.
- Cuentas de dividendos o retiros: Se cierran contra la cuenta de capital.
- Preparación de estados financieros:
- Estado de resultados: Muestra ingresos, costos y gastos del periodo.
- Estado de situación financiera: Refleja activos, pasivos y patrimonio al final del periodo.
- Estado de flujo de efectivo: Resume las entradas y salidas de efectivo.
- Verificación: Revisión de los saldos finales para garantizar que el balance sea correcto.
- Cierre de libros: Finalización formal del periodo contable.
- Cierre de cuentas temporales:
4. Reinicio del ciclo
- Una vez cerrado el ciclo, se transfieren los saldos de las cuentas permanentes al nuevo periodo contable y se reinicia el proceso con el registro de nuevas transacciones.